Kinh nghiệm chọn mua máy scan văn phòng

Thiết bị văn phòng là những vật dụng không thể thiếu trong các văn phòng hiện đại. Máy scan văn phòng là một trong những thiết bị được ứng dụng phổ biến cho việc quét các giấy tờ bản cứng để lưu lại thành các file hình ảnh trên máy tính, điện thoại. Nếu bạn đang tìm mua máy scan văn phòng nhưng không biết chọn dòng máy nào phù hợp thì hãy cùng MAYVANPHONG.NET tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Đôi nét về máy scan văn phòng

1.1. Máy scan văn phòng là gì?

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (tạp chí, hợp đồng, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy trong văn phòng thành hình ảnh, dữ liệu, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một thiết có tính năng scan được gọi là máy scan văn phòng.

Máy scan có cách thức hoạt động tương tự như máy Photocopy, sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy từ việc biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số. Rồi sau đó chuyển thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

Nếu tài liệu scan có chứa văn bản, người dùng có thể sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự bằng quang học (optical-character-recognition – OCR) để chuyển chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa được.

1.2. Công dụng của máy scan văn phòng

Lưu trữ các tài liệu, thông tin quan trọng

Những tài liệu quan trọng cần được bảo quản và sao lưu một cách cẩn thận để phòng trừ trường hợp bị mất và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Lúc này, máy scan tài liệu lại trở nên cần thiết hơn. Sử dụng máy scan còn giúp cho việc số hóa tài liệu tốt hơn, hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí in ấn và giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng.

Bảo mật thông tin cao, an toàn tuyệt đối

Cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng và lưu trữ thông tin ở dạng số qua scan giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét lúc này sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số nên độ bảo mật thông tin đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Giúp việc tìm kiếm tài liệu trở nên thuận tiện hơn

Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file khi sử dụng máy scan văn phòng giúp cho việc sắp xếp thông tin thuận tiện, dễ dàng và hiện đại hơn. Ngoài ra, nhiều máy scan thế hệ mới còn tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua công cụ đám mây, email và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba. Chính vì thế, người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.

2. Gợi ý lựa chọn máy scan văn phòng

Để có thể biết mua máy scan văn phòng loại nào tốt và phù hợp, bạn có thể tìm kiếm máy theo một số tiêu chí dưới đây:

- Loại máy: Có hai loại máy phổ biến là scan ảnh và scan tài liệu, bạn cần xác định nhu cầu sử dụng để lựa chọn loại phù hợp

- Khay nạp và khay scan: Để hạn chế tình trạng ảnh hoặc giấy bị rách trong khi thực hiện thao tác scan, bạn nên lựa chọn loại máy có khay scan phẳng và khay nạp giấy tự động.

(Xem thêm: Thuê xe Limousine TPHCM)

- Tính năng: Bạn nên lựa chọn máy scan có hỗ trợ scan 2 mặt sẽ vừa tạo sự thuận tiện khi sử dụng, vừa giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, các phần mềm tích hợp đi cùng, bạn cũng nên tìm hiểu thật kỹ để đáp ứng đúng nhu cầu.

- Độ phân giải: Nên lựa chọn máy scan văn phòng có độ phân giải từ 200 đến 600 ppi là có thể đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng scan cơ bản.

- Kích cỡ khổ giấy: Xác định được kích cỡ giấy phù hợp sẽ giúp người dùng scan nhanh chóng tài liệu phục vụ công việc hơn.

3. Thương hiệu máy scan

Với nhu cầu sử dụng máy scan văn phòng phục vụ cho công việc, trên thị trường hiện nay có không ít các thương hiệu cung cấp máy scan. Một vài thương hiệu nổi tiếng có thể kể đến như: Canon, Epson, HP, Fujitsu, Plustek, Brother,… Mỗi một thương hiệu sẽ có những điểm nổi bật riêng biệt. Tùy vào nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn sao cho phù hợp.

- Plustek: Được thành lập từ những năm 1986, Plustek là một thương hiệu nổi tiếng chuyên cung cấp các loại thiết bị sử dụng cho văn phòng. Với sự thay đổi và phát triển không ngừng, tiếp thu những tinh hoa trong lĩnh vực máy móc văn phòng, Plustek đã tạo được nhiều dấu ấn đặc biệt trong tâm trí khách hàng. Đặc biệt, dòng máy scan văn phòng Plustek cũng là một trong những sản phẩm bán chạy của hãng, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.

- HP: Phần lớn, những thiết kế máy scan văn phòng thương hiệu HP luôn ưu tiên sự tiện lợi. Kích thước máy khá nhỏ gọn nên không chiếm quá nhiều diện tích trong không gian làm việc. Khi sử dụng máy scan HP sẽ giúp người dùng giảm thiểu nguy cơ bị mất khi gửi mail, hạn chế sai sót nội dung do bị chỉnh sửa. Điều này sẽ giúp cho thông tin doanh nghiệp được bảo mật một cách an toàn khi gửi đến đối tác.

- Epson: Epson là một trong những hãng máy scan văn phòng nổi tiếng và chất lượng được nhiều doanh nghiệp Việt Nam ưa chuộng. máy quét Epson còn có màu sắc đẹp mắt, sang trọng phù hợp với văn phòng làm việc. Các dòng máy scan Epson không chỉ đáp ứng tốt về nhu cầu quét dữ liệu mà còn trang bị thêm các phần mềm tân tiến được tích hợp trong máy. Hơn thế nữa, máy scan Epson còn giúp cho hiệu suất làm việc nhanh chóng và đưa ra hình ảnh quét chất lượng cao.

4. Top 10 máy scan phổ biến cho văn phòng

Đối với các doanh nghiệp, việc trang bị một chiếc máy scan văn phòng phục vụ trong công việc là một điều hết sức cần thiết. Vậy, các dòng máy scan và thương hiệu nào được sử dụng phổ biến hiện nay? MAYVANPHONG.NET xin mang đến cho bạn một vài gợi ý sau:

4.1. Canon Lide 300

Máy scan văn phòng Canon Lide 300 được thiết kế giống như một chiếc laptop thu nhỏ. Máy được trang bị nắp và hỗ trợ in nhiều tài liệu. Trọng lượng của máy là 1,7kg và kích thước là 250 x 367 x 42 mm. Loại máy scan văn phòng này sử dụng công nghệ quét CIS với tốc độ quét xấp xỉ 10 giây mỗi trang. Máy có hai nút điều khiển với chức năng scan và xuất tài liệu ở dạng PDF hoặc JPEG.

Độ sâu của màu là 48 bit và độ phân giải của máy scan Canon Lide 300 là 2400 dpi giúp cho tài liệu được quét giống đến 90% so với bản gốc. Máy scan và các thiết bị được kết nối với nhau qua cổng USB 2.0 và được sử dụng nguồn điện trực tiếp từ đó. Canon Lide 300 phù hợp với nhiều hệ điều hành như Mac X v10.11.6, Mac OS 10.12-10.13, Windows 7 / 8 / 10 32 bit và 64 bit.

4.2 Máy scan Brother ADS-2200

Máy scan Brother ADS-2200 là dòng máy quét 2 mặt tự động. Với kích thước nhỏ gọn, máy có thể đặt được nhiều vị trí, phù hợp với hầu hết văn phòng, doanh nghiệp

Brother ADS-2200 có tốc độ quét nhanh chóng: khoảng 35 trang/phút. Khả năng xử lý giấy linh hoạt thông qua khay nạp giấy tự động đến 50 tờ. Công suất máy scan Brother ADS-2200 đạt được 1500 tờ/ngày, giúp tăng khả năng làm việc. Bên cạnh đó, máy còn có phím tắt định sẵn thuận tiện cho người dùng.

Máy có khả năng quét chính xác với độ phân giải là 600 x 600 dpi. Độ sâu màu là 24 bit cho phép máy có thể nhận dạng và lưu trữ nhiều màu sắc, giúp cho việc xử lý hình ảnh trở nên dễ dàng hơn. Nhờ đó, hình ảnh được xuất ra sẽ đảm bảo chân thực, giống với bản gốc.

Ngoài ra, máy scan Brother ADS-2200 còn có thể quét được nhiều tệp khác nhau như: email, PDF, hình ảnh, tệp tin, OCR và từ USB. Nó có thể kết nối dễ dàng với máy tính hoặc laptop sử dụng hệ điều hành Windows, MacOS hoặc qua USB 2.0.

4.3. HP 200

Dòng máy scan HP 200 có kiểu dáng nhỏ gọn, thiết kế hiện đại với gam màu đen tinh tế đem lại không gian chuyên nghiệp. Máy scan HP 200 có độ phân giải cao, lên đến 2400 dpi- 48 bit, mang lại khả năng quét hình ảnh chi tiết, rõ ràng hơn. Ngoài ra, với tốc độ quét ~21 giây/trang với độ phân giải 200 dpi, máy giúp người dùng mang lại hiệu quả công việc cao hơn. Máy scan HP 200 còn được trang bị kết nối USB 2.0 tốc độ cao và phổ biến, giúp liên kết với thiết bị khác dễ dàng.

4.4. Epson v370

Máy scan Epson V370 dễ dàng xem, quét, chỉnh sửa, lưu và truyền các tài liệu đã quét, cho phép máy chiếu nhận diện mã vạch, các trang trắng, các ký tự OCR trong các tài liệu đã quét để tách riêng từng công việc. Epson V370 với độ phân giải quang học lên đến 4800 dpi x 9600 dpi có thể giúp mọi chi tiết nhỏ nhất của hình ảnh được quét và lưu lại một cách rõ ràng và chân thực.

Máy scan văn phòng Epson V370 còn tạo ra các màu sắc và chi tiết chính xác với độ sâu màu sắc lên đến 48-bit. Ngoài ra, máy còn được trang bị phần mềm Document Capture giúp người dùng dễ dàng xem lại, quét, chỉnh sửa, lưu giữ và di chuyển các tài liệu đã scan, các ký tự và trang trắng, nhận diện quang học mã vạch trong các tài liệu đã quét để tách biệt theo các thư mục khác nhau.

4.5. Epson DS 530

Máy scan văn phòng Epson DS-530 là dòng máy 2 mặt tự động với thiết kế nhỏ gọn giúp tiết kiệm không gian văn phòng của bạn hơn. Thiết kế máy bền bỉ, đáp ứng công suất quét lên đến 4000 trang/ngày, giúp người dùng xử lý công việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, máy Epson DS 530 có thể quét tài liệu 2 mặt với tốc độ lên tới 70 trang/phút cùng công nghệ CIS, cho ra bản scan tài liệu vô cùng nhanh chóng.

Máy còn được tích hợp khay nạp tài liệu tự động ADF cho phép người dùng có thể scan liên tục một tập tài liệu lên tới 50 tờ 2 mặt tự động. Với tính năng OCR tích hợp, người dùng còn có thể chuyển đổi tài liệu thành các file PDF và định dạng Microsoft Office (.docx,.xlsx,.pptx).

4.6. Plustek OS1180

Với thiết kế nhỏ gọn và đẹp mắt, máy scan Plustek OS1180 tiết kiệm không gian hơn so với các máy scan khổ A3 khác. Máy scan OS1180 có hỗ trợ ánh sáng LED cung cấp nguồn sáng ổn định. Điều này giúp cho chất lượng hình ảnh scan cao hơn và không cần tốn nhiều thời gian khởi động. Máy scan OS1180 đáp ứng tiêu chuẩn vừa tiết kiệm điện năng, vừa giúp người dùng có một không gian làm việc thân thiện với môi trường.

4.7. Panasonic KV-S1066C

Panasonic KV-S1066C là dòng máy scan cho tốc độ quét lên đến 65 tờ/2 mặt/phút và cho khả năng làm việc nhanh chóng. Độ phân giải quang học 600 dpi cũng giúp máy tạo ra sản phẩm chân thực, sắc nét và đều màu. Khay ADF có khả năng chứa lên đến 100 tờ loại 80g/m2 nên người dùng không cần quá bận tâm đến việc nhanh hết giấy scan, giúp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

4.8. Fujitsu SP-30

Máy scan Fujitsu SP30 có thiết kế đặc biệt nhỏ gọn chỉ nặng 4.2kg, ứng dụng công nghệ scan hiện đại CCD. Đây là dòng máy có độ bền bỉ khá nhất và công suất làm việc cao nên được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao. Máy Fujitsu SP30 có tốc độ scan 60 ảnh/phút và 30 tờ/phút giúp tiết kiệm tối đa thời gian. Ngoài ra, máy scan Fujitsu còn sở hữu bộ cảm biến hình ảnh hình đại Color CCD (Charge-Coupled Device) với độ phân giải 600dpi, giúp tạo ra những hình ảnh thực sự chất lượng, nổi bật và sắc nét.

4.9. HP ScanJet Enterprise Flow 7000 S3 (L2757A)

HP Enterprise Flow 7000 S3 có thiết kế nhỏ nhắn nên có thể đặt ngay trên bàn làm việc mà không chiếm quá nhiều diện tích. Nhờ vậy mà chúng cũng góp phần làm tăng thêm vẻ thanh lịch cho văn phòng của bạn. Máy scan văn phòng HP Enterprise Flow 7000 S3 còn có thể tạo ra nhưng bản scan có chất lượng tốt hơn cả bản gốc nhờ các cảm biến nhận diện trong máy mặc dù độ phân giải chỉ lên đến 600 dpi. Công suất hoạt động lên đến 7.500 trang mỗi ngày, cho phép người dùng thoải mái scan tài liệu thành những file để lưu trữ trên máy tính.

4.10. Visa Plustek X150

Máy scan Visa Plustek X150 là dòng máy quét hộ chiếu chuyên dụng được trang bị cảm biến hình ảnh với nguồn phát ánh sáng trắng và hồng ngoại (IR). Máy scan có thiết kế nhỏ gọn giúp đọc văn bản nhận dạng OCR, chụp ảnh nhanh và trực quan cho việc xác thực hộ chiếu, bằng lái xe, thẻ căn cước, thẻ bảo hiểm y tế.

Máy scan hộ chiếu Plustek X150 còn được trang bị một cổng USB 2.0 ở phía sau, vừa là cổng truyền dữ liệu đến máy tính, đồng thời cũng là cổng cấp nguồn. Máy scan hộ chiếu Plustek X150 tự động phát hiện kích cỡ tài liệu, dạng tài liệu và quét với OCR nhanh chỉ với 1 giây giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo độ chính xác dữ liệu khách hàng.

5. Lưu ý khi sử dụng máy scan dành cho văn phòng

Để máy scan văn phòng được sử dụng hiệu quả và đảm bảo tuổi thọ lâu dài, MAYVANPHONG.NET nhắc doanh nghiệp bạn một số lưu ý sau:

Bảo quản và vệ sinh mặt kính

- Mặt kính máy scan văn phòng là nơi sẽ thường xuyên tiếp xúc với hình ảnh, giấy tờ mà bạn cần quét. Do đó, nếu mặt kính bị trầy xước hoặc bụi bẩn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng file nhận. Để tránh điều này, bạn nên thường xuyên vệ sinh mặt kính bằng khăn mềm chuyên dùng cho máy scan. Lưu ý, chúng ta không nên dùng dung dịch rửa kính hoặc dùng cồn để làm sạch vết bẩn.

(Xem thêm: Toscanello)

- Tránh đặt những vật sần sùi, vật nặng làm trầy hoặc vỡ mặt kính. Ngoài ra, không scan tài liệu khi có vết mực hoặc vết bút xóa chưa khô vì có sẽ làm bẩn mặt kính của máy scan.

Hạn chế cho máy hoạt động quá công suất

Mỗi loại máy scan văn phòng đều có công suất hoạt động được quy định rõ ràng. Dù bạn scan chia nhỏ hay liên tục thì tổng số trang một ngày đều không được vượt quá công suất của máy. Nếu người dùng scan mà không để ý đến điều này mà “lạm dụng” thì sẽ dễ khiến cho tuổi thọ của máy giảm nhanh chóng. Ngoài ra, chúng còn ảnh hưởng đến tuổi thọ đèn LED trong máy và chi phí để thay thế, sửa chữa thì rất đắt.

Khởi động đúng trình tự

- Để tránh hiện tượng sốc điện, trước tiên người dùng hãy cắm đầu cáp nguồn vào ổ điện. Tiếp sau đó mới bật nút công tắc để khởi động thiết bị. Và thực hiện thao tác ngược lại khi tắt máy.

- Tại thời điểm khởi động, máy sẽ xuất hiện nguồn sáng. Tuy nhiên, lúc này bạn vẫn chưa thể sử dụng máy scan ngay. Thay vào đó, hãy chờ từ 5 đến 10 giây để máy ấm lên trước rồi mới bắt đầu thao tác scan ảnh để tăng tuổi thọ cho máy.

Vệ sinh thường xuyên và đúng cách

Bạn cần tắt máy và rút cáp truyền dẫn từ máy tính sang máy scan trước khi thực hiện việc vệ sinh máy. Điều này sẽ đảm bảo an toàn cho bạn và cho thiết bị. Bạn nên dùng miếng vải mềm đi kèm với máy để vệ sinh và tuyệt đối không được dùng dung dịch rửa kính hoặc cồn để làm sạch vết bẩn.

6. Tổng kết

Qua bài viết trên, chắc hẳn doanh nghiệp bạn cũng đã hiểu rõ hơn về máy scan văn phòng, những loại máy scan phổ biến hiện nay và một vài lưu ý khi sử dụng để chúng hoạt động tốt hơn. Mong rằng bạn đã có cho mình sự lựa chọn phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp.

Để mua máy scan cũng như các thiết bị văn phòng chính hãng, bạn có thể tìm đến MAYVANPHONG.NET. Các sản phẩm của chúng tôi luôn được đảm bảo mẫu mã đa dạng, chất lượng, phù hợp với mọi lĩnh vực và nhu cầu của khách hàng. Khi đến với MAYVANPHONG.NET, bạn sẽ có cơ hội được trải nghiệm mua sắm chất lượng cao với giá thành cạnh tranh, giúp  doanh nghiệp mang đến hiệu quả trong công việc và tiết kiệm chi phí.

Nguồn: MayVanPhong.net